O que é Compliance em viagens corporativas? Se você não sabe, não se preocupe! É exatamente sobre isso que vamos falar no artigo de hoje!
As viagens corporativas são um plano fundamental para o desenvolvimento de uma empresa. Um detalhe fundamental neste processo é o Compliance, do qual falaremos a seguir.
Assegurar que o funcionário tenha toda a ajuda não só mostra o cuidado que sua empresa tem com aqueles que se esforçam pelo crescimento da organização, mas também evita custos extras em caso de emergência.
O funcionário será o representante pleno da organização e terá que seguir certas regras e comportamentos. É aqui que entra em jogo o valor do Compliance nas viagens corporativas. Continue a leitura e saiba mais!
O que é Compliance?
O que é Compliance? Compliance é derivado do verbo inglês to comply e quer dizer cumprir regras. No ambiente empresarial, Compliance refere-se ao comportamento da organização e sua conformidade com as regras dos órgãos reguladores.
Assim, o Compliance envolve cada uma das regras, controles externos e internos, diretrizes e políticas estabelecidas para sua empresa em todos os itens: trabalhista, fiscal, financeiro, ambiental, contábil, legal, previdenciário, ético, etc.
O gerenciamento Compliance gera uma sequência de vantagens para a organização, principalmente se houver uma composição estruturada para ela.
Compliance em Viagens Corporativas
Agora que você já sabe o que é Compliance, vamos entender a importância que ele possui. Em viagens corporativas, a gestão Compliance se associa à realização de políticas internas em relação a viagens e também ao self Compliance, ou seja, à gestão de suas próprias atividades para respeitar as regras.
O termo self Compliance sugere que, além de a empresa ter que desenvolver e monitorar regras, cada pessoa precisa ser encorajada a verificar suas práticas através do próprio monitoramento. O self Compliance e o Compliance se associam à ética e à transparência.
Os benefícios dos dois variam do reforço da confiança fora e dentro da organização até uma melhor gestão de recursos e diminuição de custos. O que gera valor para organizações, funcionários e clientes.
Como Garantir a Prática do Compliance?
Não basta saber o que é Compliance, colocar em prática também é fundamental. Compliance em viagens se baseia em assegurar que todas as regras, regulamentos externos e internos, normas e leis governamentais sejam aplicadas.
Como praticar o Compliance? Confira:
- Desenvolva uma política de reembolso;
- Desenvolva uma política de viagem;
- Divulgue as regras;
- Acompanhe os resultados;
- Conheça os seus fornecedores.
Desenvolva uma Política de Reembolso
Uma boa política de reembolso garante um Compliance eficaz para as organizações. Em outras palavras, os funcionários saberão quais regras devem seguir para solicitar pagamentos da viagem, assim como o valor estipulado e para que têm a possibilidade de utilizar o dinheiro da empresa. Isto dá mais transparência aos processos.
Desenvolva uma Política de Viagem
O Compliance em viagens corporativas também requer a construção de uma política de viagem. Ela se baseia em um conjunto de regras que estabelecem como os funcionários têm que agir enquanto permanecem em trânsito.
Este arquivo estabelecerá aspectos, tais como custos permitidos, quando fazer pedidos de reembolso e até mesmo quais posturas e condutas seguir durante a estadia. É, portanto, um elemento super importante para a execução dos processos e das boas práticas.
Divulgue as Regras
Só desenvolver as políticas não basta. O Compliance exige que as regras sejam apresentadas de forma eficaz, a ponto de assegurar o conhecimento de todos.
Desta forma, será viável manter toda a organização e transparência que sua empresa requer. É por isso que é essencial saber exatamente o que é Compliance.
Acompanhe os Resultados
Uma vez criadas, as políticas precisam ser monitoradas e melhoradas com frequência na empresa, impedindo que as práticas fiquem “automáticas”.
Portanto, faça auditorias constantes para verificar os métodos praticados em suas viagens corporativas. Se possível, busque também uma empresa externa especializada. Isto garante uma maior transparência, organização e reputação à sua empresa.
Conheça os seus Fornecedores
Também é essencial conhecer bem os parceiros comerciais que prestam serviços envolvidos com as viagens corporativas, antes mesmo do fechamento dos contratos.
O objetivo é saber se eles têm boa conduta e seguem práticas positivas. Desta forma, é possível evitar problemas com documentação, faturas e pagamentos.
Conclusão
Hoje vimos o que é Compliance. Manter o Compliance é uma coisa muito positiva para o funcionário, para o fornecedor e para a organização. Portanto, certifique-se de tomar as principais medidas para garanti-lo nas suas viagens corporativas.
Assim que forem estabelecidas regras sobre como agir com o funcionário, fornecedor e comprador, os processos serão mais fáceis de serem realizados.
Agir com transparência e clareza não só ajuda na evolução positiva da organização, mas também ajuda no desenvolvimento das viagens corporativas em sua totalidade.
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